Im Architektur- und Bauwesen werden Projekte immer komplexer: viele Beteiligte, viele Schnittstellen, viele Änderungen. Das traditionelle Phasenmodell nach Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) bietet eine solide Struktur – aber nicht zwangsläufig die nötige Agilität, wenn sich Aufgaben verschieben, Budget- oder Bauvorgaben sich ändern. Hier kommt das aufgabenbasierte Projektmanagement ins Spiel.
HOAI als Makro-Rahmen
Die HOAI gliedert Planungs- und Bauleistungen in definierte Leistungsphasen. Diese Phasen sind sinnvoll, weil sie Verantwortlichkeiten, Abnahmen und Vergütungen klar regeln. Für ein ERP-System wie Synapcus bedeutet das: Jede Leistungsphase bildet eine Phase, innerhalb der Phase werden ganze Aufgabenpakete erstellt (z. B. Entwurfsplanung, Genehmigungsplanung, Ausführungsplanung). Diese Aufgabenpakete lassen sich wiederum in kleinere Tasks aufbrechen – mit Verantwortlichen, Terminen, Kostenrahmen, Statusangaben.
Aufgabenbasiert arbeiten statt nur Phasen durchlaufen
Ein klassisches Phasenmodell folgt dem Prinzip: Phase 1 fertig → Phase 2 starten → … („Kaskade“). Der Nachteil: Wenn in Phase 3 eine Aufgabe scheitert oder sich ändert, muss viel zurückgedreht werden. Der Vorteil: Planbarkeit, klare Struktur, hohes Maß an Dokumentation.
Im Gegensatz dazu bietet eine agile Arbeitsweise Vorteile: frühzeitige Einbindung, kurze Feedback-Loops, Anpassungsfähigkeit. Studien zeigen, dass gerade im Vorbereitungs- und Planungsbereich der Bauwirtschaft agiles Vorgehen Vorteile bringt: „Agile … ermöglichen eine erhöhte Anpassungsfähigkeit, Flexibilität, Verantwortlichkeit, Transparenz und Teamarbeit.“ MDPI
Ein konkretes Beispiel aus Deutschland: Beim Unternehmen Jökel Bau wurde eine agile Aufgabenverwaltung im Planungsbereich eingeführt. „Agiles Task-Management ist zum Herzstück unserer Planungsabteilung geworden“, so der Geschäftsführer. Drees & Sommer
Kaskade vs. Agile – was passt wann?
| Kriterium | Kaskade (Wasserfall) | Agile / Aufgabenbasiert |
|---|---|---|
| Struktur | Phasen nacheinander | Iterationen, Tasks parallel |
| Flexibilität | Geringer, Änderungen teuer | Hoch – Feedback und Anpassung laufend |
| Planung & Budgetierung | Sehr gut planbar | Planbarkeit geringer, dafür schnelleres Reagieren |
| Dokumentation | Umfangreich, formal | Leichter, fokussiert auf Ergebnis und Task |
| Einsatz bei HOAI | Sehr passend | Gut im Planungs- und Vorprojektbereich |
Wie Synapcus ERP die Aufgabenbasiertheit unterstützt
Für ein ERP wie Synapcus lassen sich folgende Funktionen besonders hervorheben:
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Aufgaben-/Task-Module: Jede HOAI-Leistungsphase wird in Synapcus in Tasks unterteilt. Verantwortlicher, Deadline, Kostenrahmen, Status sind pro Task verfügbar.
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Dashboard für Tasks: Übersicht über offene Tasks, überfällige Tasks, Status-Ampeln, Kostenabweichungen.
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Integration mit BIM und Baustelle: Aufgaben können mit BIM-Elementen, Baustellen-Daten, Vor-Ort-Erfassung verknüpft werden. Studien zeigen, dass Task-Management im Bauwesen noch häufig verbal und unstrukturiert erfolgt. mediaTUM
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Hybrid-Vorgehen möglich: Synapcus kann sowohl klassisch (Phasen Schritt für Schritt) als auch agil (Task-Sprints, Rückkopplung) betrieben werden.
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Kosten- und Terminverfolgung auf Task-Ebene: Nicht nur Phase x abgeschlossen, sondern Task y innerhalb Phase x – mit Kosten- und Terminabweichungen frühzeitig sichtbar.
Beispiel aus Deutschland
In der Studie „Structuring Approach and Current Status of Integrated Project Delivery (IPD) in Germany“ werden 20 IPD-Projekte analysiert, die eine stärker integrierte Vorgehensweise verfolgen (iglcstorage.blob.core.windows.net). Auch hier zeigt sich, dass Aufgaben, Teams, Prozesse eng gekoppelt sind – ein Umfeld, in dem Aufgabenbasiertheit sinnvoll ist.
Ein Fallbeispiel aus der Forschung zur Aufgabensteuerung auf der Baustelle zeigt: „Task management on today’s construction sites can be divided into three levels: project management, work instruction and execution. … The information exchange … is mainly verbalen and unstructured.“ mediaTUM Genau diese Lücke schließt ein toolgestütztes Aufgaben-/Task-Management.
Fazit
Aufgabenbasiertes Projektmanagement verbindet die strukturelle Klarheit der HOAI-Phasen mit der Flexibilität agiler Methoden. Für Architektur- und Bauunternehmen, die mit Synapcus ERP arbeiten, bedeutet das:
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Feinere Steuerung auf Task-Ebene → schnelleres Reagieren auf Änderungen.
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Transparenz über Kosten und Termine von Anfang an, nicht erst nach Phase.
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Bessere Integration von Planung & Baustelle, BIM & ERP.
Wenn Sie also in Ihrem nächsten Projekt kausal die Frage stellen: „Welche Tasks müssen wir morgen erledigen?“ – dann sind Sie nicht nur „in Phase 2“, sondern aktiv im Steuerraum Ihres Projekts.