Leyla hat schon einige Tage nichts von ihrer früheren Kollegin Paula gehört. Sie dachte, wenn Paula nicht mehr pendeln muss, dann hätte sie etwas mehr Zeit. Aber irgendetwas klappt wohl im Homeoffice nicht so ganz, scheint ihr. Wenn Leyla von Paula länger nichts hört, weiß sie schon, es meist etwas mit ihrer Arbeit zu tun hat. Deshalb ruft sie nach Feierabend an:
„Oh, Leyla! Schön, dass Du Dich meldest. Warte, ich muss mich nur kurz ausloggen. Ich hatte schon ein schlechtes Gewissen. Wir sind zwar kurz davor, die Demo-Version von Synapcus zu testen. Vor lauter Streß aber kommen wir gar nicht dazu, obwohl ja, wir wissen das nur noch das uns noch retten kann. Mein Chef sammelt wie verrückt Unterlagen und nun vor lauter Wald und Apps-Wildwuchs sieht er keinen einzigen Baum und Antrag mehr.“ Leyla stellt sich ihren früheren Vorgesetzten hinter Bergen von Papieren, Akten und Apps vor, und muss innerlich grinsen. Er hat schon immer ganz gerne vorgegeben, stets Herr der Lage zu sein.
„Aber die Arbeit und Zeit hätte er sich doch sparen können, denn das Meiste an Dokumenten liegt heute doch schon digital vor. Vorausgesetzt dass die digitale Ablage einheitlich ist. Physikalisch, auf die Dateiebene muss ja fast gar nichts mehr in die Hand genommen werden!“
Leyla will Paula nochmal so richtig die Vorteile eines Kollaborationssystems wie Synapcus schmackhaft machen:
„Du musst Dir das so vorstellen: Das Synapcus System ist ab jetzt euer gemeinsamer digitaler Schreibtisch, den ihr jetzt einfach zusammen neu für alle und alles einrichtet. Darauf und damit kann jeder arbeiten – egal wo und unabhängig vom Endgerät und von eingesetzten Apps. Synapcus mit seinen vielseitigen Schnittstellen ist nun der Dirigent Eueres Apps-Orkesters. Man kann alles da ablegen, wo es hingehört und gebraucht wird. Man kann in Synapcus Verlinkungen zu andere Clouddienste wie z.B. Microsoft Office 365 oder Autodesk BIM360 erstellen. Auch strukturiert, innerhalb des Projektes und seiner Phasen. Alle können dank der Suchfunkton finden, was sie brauchen. Wo die Dateien tatsächlich gespeichert sind, muss den Benutzer nicht interessieren. Sein Fokus ist alleine das Projekt. Umso früher ihr beginnt, umso schneller werdet ihr Zeit und damit auch Geld sparen.“
Außerdem erklärt Leyla ihr, dass man mit dem Zeitwirtschaft Modul alle Aufgaben einfach auf Projekten, Kostenstellen, Arbeitspaketen oder direkt einer agilen Aktivität zuordnen kann. Sie ist gespannt, ob das Paulas Problem schon lösen konnte. Sie hat aber das Gefühl, da ist noch was
„Wenn Du von Zeit sparen sprichst“, fragt Paula vorsichtig nach, „kann man neben der Projektzeit auch die individuelle Arbeitszeit erfassen? Denn damit habe ich zurzeit echt Schwierigkeiten.“
Paula berichtet, dass ihr Chef eine Stempeluhr-App angeschafft hat. Eigentlich hat er viele, zu viele "coole" Apps angeschafft , die nicht integriert sind. Diese neue App sieht auf den ersten Blick gut aus, aber sobald es ins Detail geht, wird es umständlich. Da sie nicht integriert ist, es fehlen diverse Datenverknüpfungen. Leyla kennt solche Probleme mit Synapcus als integriertes ERP-System nicht, hört aber aufmerksam zu, damit sie ihrer früheren Arbeitskollegin helfen kann. Diese kann im Moment in ihrer Firma nur schwer gerade auf das reagieren, was spontan geschieht. Wenn sie oder ihr Projektleiter etwas vorplant, ist das nur äußerst umständlich zu verschieben, wenn doch mal etwas anders kommt.
„Ich habe das Gefühl, ich bin mehr damit beschäftigt, Berichtigungen beim Admin zu beantragen um die Arbeitszeit zu erfassen, als wirklich zu arbeiten“.
Paula klingt recht verzweifelt, denn sie muss jedes Projekt im Voraus festlegen. Sobald aber etwas Unvorhergesehenes passiert (und Projektänderungen kommen immer vor), müsste sie bei laufender Arbeitszeiterfassung sofort das aktuelle Projekt oder ToDo wechseln. In ihrer Not hat sie immer öfter unter der Kategorie „Sonstige“ die Arbeitszeit eingebucht, um nichts falsch zu machen und dabei möglichst effizient zu bleiben. Jetzt sieht es allerdings so aus, als ob sie keine wertvolle Projektarbeit im Homeoffice leistet und einfach irgendetwas macht. Sie fühlte sich wie "Sonstiges", ohne einen Platz in der Struktur. Paula kann trotz oder vielleicht wegen den zu vielen Apps wechselnden Situationen spontan kaum gerecht werden. Da muss echt eine Lösung her!
„Könnten wir unsere Zeiterfassung mit Synapcus einfach und flexibel an den echten Arbeitsalltag anpassen? Und das auch ganz einfach von zu Hause aus?“ fragt Paula neugierig
Leyla freut sich über Paulas Frage, und dass ihr heute sogar davon erzählen kann, was Synapcus über die Projektmanagement-Funktionen hinaus zusätzlich noch wert- und sinnvolles im HRM-Bereich leistet. Denn mit der richtigen Zeiterfassung steht und fällt vieles – ob in der Projektarbeit oder im Human-Resources-Management. Sie ist froh, in einem Unternehmen wie Qalgo GmbH zu arbeiten, das ihr täglich so ein allumfassendes Tool für ihre Arbeit als Projektmanagerin, aber auch für sie als Beschäftigte zur Verfügung stellt. Leyla gibt Paula einen Überblick über die wichtigsten Synapcus Funktionen:
„Jeder Mitarbeiter kann seine Arbeitszeitkonten per Drag & Drop bearbeiten, die Kalenderfunktionen anlegen, zuordnen, nachverfolgen und die Nachweise auch ganz unkompliziert ausdrucken.“ Oder er kann die bereits erstellten Zeitnachweise als Vorlagen für Wiederverwendung bzw. Duplizierung nutzen. Das spart wertvolle Zeit.
Sowohl die Dauer der angelegten Zeitslots, als auch der Termin können ganz einfach angepasst werden, bevor sie kontiert werden, erläutert sie zudem. Außerdem gibt es sogar ein Pausenmanagement, damit die gesetzlich vorgeschriebene Pause auf jeden Fall eingehalten wird – der Mitarbeiter erhält hier eine Meldung. Leylas Ex-Kollegin zeigt sich hiervon sehr beeindruckt.
Für Paula war es vor einer halben Stunde kaum denkbar, wie sie ihre Arbeitszeiterfassung in den Griff bekommen soll. Ein geregeltes Pausenmanagement - so wie es im HRM-Zeitmanagement-Tool von Synapcus integriert ist - in ihren Ohren klingt das, wie ein wahrgewordener Traum aus einer anderen Arbeitswelt. Vor lauter Angst, unproduktiv im Homeoffice zu wirken, hatte Paula in letzter Zeit auf Pausen ständig heimlich verzichtet. Das hat ihre Familie gar nicht gerne gesehen und ihre Gesundheit hat auch schon etwas darunter gelitten.
„Synapcus ist ja wirklich der Allrounder mit vielen intelligenten Funktionen und Features“, schwärmt nun auch die sonst so technik-scheue Paula in höchsten Tönen. So wie sie das jetzt betont, klingt es fast, als spreche sie bei Synapcus von einem neuen guten Freund. Leyla muss schon sehr darüber schmunzeln.
„Du weißt ja, dass es früher schon ein Problem in der alten Firma war, dass Projektzeiten zu ungenau erfasst wurden und dann keine oder falsche Rechnungen rausgegangen sind. Firmen die nicht richtig erfassen und fakturieren, geraten langfristig unnötig in Schwierigkeiten.“
Paula bestätigt Leyla, dass es immer noch bei jedem größeren Projekt zu Reibereien unter den Abteilungen kommt, bis die Rechnung endlich steht. Jetzt wo die beiden miteinander sprechen, erscheint es ihr selbst nicht völlig unnötig, sondern fast schon unerklärlich. Denn mit Synapcus ist die komplette Lösung - auch die aller Zeitmanagement-Fragen - ja schon da!
Leyla freut sich und will sich fast schon wieder verabschieden, da hat Paula doch noch eine letzte Frage:
„Wie ist das, wenn ich unterwegs bin – vor allem auch auf Dienstreise oder Baustelle?“
Natürlich ist mit Synapcus auch die mobile Nutzung aller Funktionen inklusive des HRM-Managements möglich. Aber auch Reisezeiten lassen sich problemlos ganz einfach direkt hinterlegen und das erspart allen Beteiligten die sonst oft so umständliche Form der Dokumentation. Reise- und sonstige Abwesenheitsanträge werden auch digital erstellt und genehmigt. Die dazu gehörigen Eintragungen in der Zeiterfassung übernimmt Synapcus dann automatisch.
„Wenn ich das alles so höre, dann habe ich das Gefühl mit Synapcus könnte ich die Herrin über die Zeit werden – oder besser gesagt ja, wir beide!“, ruft Paula begeistert.
Beide lachen und beschließen darauf gleich noch symbolisch am Telefon mit einem schönen Cappuccino auf Synapcus anzustoßen.
