Leyla freut sich auf ihre heutige Aufgabe: Als Projektmanagerin bei "Cleveris Engineering" darf sie einen neuen Kollegen im Homeoffice einlernen. Mit Synapcus sieht sie sich für die Einarbeitung hier in jeder Hinsicht bestens ausgestattet – wie auch für ihre täglichen Arbeit sonst. Kim scheint ihr ein guter und qualifizierter Kandidat zu sein. Und Kim? Er ist bestimmt schon ganz gespannt, was die einzelnen Features von Synapcus als webbasierter All in One Cloudlösung betrifft. Deshalb wird sie ihm heute zeigen, wie er all seine Arbeitsprozesse mit Synapcus und allen Vorzügen der Digitalisierung erfassen und steuern kann. Außerdem wird sie ihm erklären, wie er mit Hilfe von Synapcus sowohl alle wichtigen Fragen seines Arbeitsalltags als auch sein Personal-Onboarding komplett selbst meistern kann. Die Synapcus-Leute nennen das Self-Service.
"Sag mal Kim, bevor wir mit der Einarbeitung loslegen, kann ich dir ein paar Fragen stellen?"
Leyla möchte von ihrem neuen Kollegen wissen, welche Erfahrungen er mit anderen Systemen bisher gemacht hat. Ebenso ist es wichtig, wie und inwieweit er schon bei seinen vorherigen Tätigkeiten von Digitalisierung und vor allem von deren Prozess-Automatisierung profitieren konnte.
Alles im Blick haben – nie wieder wichtige Änderungen und Informationen verpassen
Kim erzählt, dass er in seiner vorhergehenden Jobs oft wichtigen Informationen hinterherrennen musste. Auch in Sachen IT wollte er immer einen kompetenten Eindruck machen - stattdessen, wegen den vielen nicht angepassten Tools wirkte er chaotisch, uninformiert und ja, manchmal sogar inkompetent. Das war dann auch vor den Kunden ziemlich peinlich.
Da kann ihn Leyla schnell beruhigen, wenn es nun um seine künftige Arbeit mit und die Anwendung von Synapcus geht. Sie erklärt ihm, dass er die wichtigsten Informationen immer aktuell und auf einen Blick organisiert in Dashboards hat. Alle Unternehmensprozesse sowie die Unternehmensportfolios sind in Synapcus digital definiert und in globale Kataloge erfasst.
„Mit Synapcus kannst Du davon ausgehen, alle unternehmensrelevanten Daten aktuell und stets im Blick zu haben“, freut sich Leyla und sie sieht, wie Kim sich in ihrem Online-Meeting, das Face-to-Face stattfindet, gleich begeistert zeigt und bis über beide Ohren lacht.
Übersichtlicher Aktivitätenverlauf - statt „wildem“ Hin- und Herschicken
Kim erzählt weiter von seiner alten Firma: Dort war es schwer, einen Überblick darüber zu behalten, wer wann was getan hat. Man wusste auch nicht was gerade aktuell und wichtig ist. Die Feedback- und Abstimmungsschleifen waren dort völlig unübersichtlich.
„Mit Synapcus kann ich Dich da völlig beruhigen, denn da wirst Du geordnet und vollständig über alles ins Bild gesetzt“, freut sich Leyla. Sie erklärt weiter:
„Unter ‚Meine Aktivitäten‘ kann jeder Benutzer seine Handlungen in Form eines „Aktivitäts-Feeds“ nachvollziehen. Dieser hat die Aufgabe, ein Aktivitätsprotokoll darzustellen, das die Aktivitäten und deren Kommentare aus der gesamten Anwendung protokolliert und so die Kommunikation und den Überblick erleichtert. Wenn du Facebook oder Linkedin kennst wirst du schnell auch Synapcus verstehen. Deine Freunde sind hier die Projektbeteiligte und die Beiträge sind Projektaufgaben.“
Kim zeigt sich von solchen Arbeits- und Projektvoraussetzungen mit Synapcus begeistert.
Für eine bessere interne Kommunikation: persönlich + aktuell + übersichtlich = vollständig
In seinen früheren Jobs hat Kim sich immer eher unsicher gefühlt, erklärt er Leyla. Er war sich oft nicht sicher, wo seine ToDo’s im Arbeitsalltag in Abstimmung mit den anderen liegen, denn das kostet wertvolle Zeit und sieht nicht gut aus. Diverse Tools, die nicht miteinander verknüpft oder abgestimmt waren machten alles sehr unübersichtlich.
„Was die Zusammenarbeit, den Überblick über die Aktivitäten-Entwicklung und die Interaktion mit anderen betrifft, so sind wir mit Synapcus bestens aufgestellt“, versichert ihm Leyla.
Sie erklärt ihrem neuen Kollegen, dass das Aktivitäten-Feed ein Teil der sozialen Synapcus Business-Anwendung ist. Es bietet eine effiziente und effektive Alternative zur Intranet-Konnektivität, um die betriebsinterne und -externe Kommunikation der Organisation zu verbessern und sie „persönlicher“ zu machen.
Mit dem Synapcus Aktivitäten-Feed erhält man einen guten Überblick über die eigenen offenen Aktivitäten, Anträgen, Workflows, unabhängig aus welchem Prozess sie entstanden sind. Gleichzeitig gibt es für alle anderen Beteiligten, die Möglichkeit Kommentare oder Reaktionen zu hinterlassen.
Eine All-In-One-Solution-Software, die sogar die Einarbeitung beinhaltet
„Kannst Du mir sagen, welche und wie viele Tools ich als neuer Mitarbeiter für all meine täglichen Aufgaben und die Arbeitsorganisation brauche?“, fragt Kim, „denn davon hatte ich zig davon und musste mir dafür am Anfang einen eigenen Überblick anlegen – von den ganzen URLs und Passwörtern, die es brauchte, ganz zu schweigen.“
Leyla merkt selbst, dass sie richtig strahlt, als „Synapcus“ die Antwort und die All-for-One-Lösung ist.
„Und wie werde ich in das Tool - also in Synapcus -eingearbeitet?“,
erkundigt sich Qalgos neuer Arbeitszuwachs und klingt sehr gespannt. Leyla ist glücklich, ihm erklären zu können, wie das alles mit Synapcus ganz bequem geht: Dass es einen digitalen Couch gibt, sogar eine eigene Akademie eingerichtet wurde. Außerdem sorgt ein durchdachtes selbstlernende Quiz dafür, dass man selbst abfragen kann, was man schon gelernt hat und weiß. Das Punktesystem motiviert den Mitarbeiter und spornt ihm an.
Kim findet es toll, dass er seinen Einlernprozess selbstorganisiert gestalten kann. Dass er in Leyla und Synapcus eine tolle Unterstützung für sein Onboarding hat, das ist ihm nach kurzer Zeit schon klar geworden.
Synapcus HRM – automatisierte Anträge für den perfekt organisierten Arbeitsalltag
Leyla kann Kim noch weitere nützliche Funktionen im HRM-Bereich von Synapcus nennen:
Jeder Mitarbeiter kann hier auch seine Abwesenheitsanträge stellen und erhält eine Benachrichtigung über den Bearbeitugsstatus. Im Bereich „Mein HRM“ sind nicht nur die Arbeitszeit, Freizeit und Krankheitstage erfasst. Es gibt auch dort den Dashboard im Selfservice-Bereich, in dem die angefragten und offenen Anträge sowie alle anstehenden Genehmigungen zu sehen sind. Kim findet, dass dies eine super Sache ist, weil damit alles rund um die Arbeitsanwesenheit immer auf einen Blick zu sehen und zu bedienen ist. Das heißt, alle Beschäftigten wissen immer, wo sie mit ihrer Arbeitszeit stehen, wie viel Urlaub sie noch nehmen können, oder wie ihr Gleitzeitkonto aussieht. Eventuelle Kollisionen mit dringende Projektphasen werden den Verantwortlichen rechtzeitig signalisiert.
Die beiden beschließen, nach so viel Input für Kim mit den vielen Anwendungsmöglichkeiten von Synapcus zum Aktivitäten-Erfassung, Antragsmanagement, Kommunikation und zum Onboarding eine Pause einzulegen. Diese wurde auch vom automatischen Synapcus-Pausenmanagement signalisert.
Leyla beendet für heute das Online-Meeting und holt sich erstmal einen Cappuccino, den sie ganz genüsslich trinkt. Sie freut sich auf die weitere Arbeit mit Kim, der schon fast wie ein routinierter Synapcus-User klingt.
"Komplex kann so einfach sein mit Synapcus..." hörte sie sich schmunzelnd flüstern.
