Ein Projekt geht in die nächste Phase. Eine Abschlagsrechnung steht an. Belege müssen zugeordnet, Zahlungseingänge geprüft und Unterlagen für die Buchhaltung vorbereitet werden. Aufgaben, die zum Unternehmen gehören – und häufig genau dann anfallen, wenn auf der Baustelle oder in der Planung volle Aufmerksamkeit gefragt ist.
Mit Synapcus Managed übernimmt Qalgo die kaufmännische Betreuung Ihres Architekturbüros oder Bauunternehmens: von der Einrichtung Ihrer eigenen Synapcus-Instanz über die laufende Fakturierung bis zur Organisation und Bearbeitung Ihrer Buchhaltung im vereinbarten Leistungsumfang.
Sie sprechen mit uns. Wir kümmern uns um die Bearbeitung. In Synapcus behalten Sie jederzeit den Überblick.
Ihre eigene Unternehmensplattform – von uns eingerichtet und betreut
Zum Start richten wir eine eigene Synapcus-Instanz für Ihr Unternehmen ein. Gemeinsam strukturieren wir Ihre Kunden, Projekte, Aufträge und Abrechnungsgrundlagen so, dass sie zu Ihrer Arbeitsweise passen.
Damit entsteht ein zentraler Ort für Ihre kaufmännischen Informationen. Rechnungen stehen im Zusammenhang mit dem jeweiligen Auftrag. Belege werden dem passenden Projekt zugeordnet. Vereinbarungen und Unterlagen bleiben nachvollziehbar.
Wir übernehmen die laufende Pflege im vereinbarten Umfang. Sie erhalten jederzeit Zugriff auf Ihr digital abgebildetes Unternehmen.
Persönlich kommunizieren: per WhatsApp oder Telefon
Im Arbeitsalltag muss Kommunikation einfach sein. Eine kurze Nachricht zwischen zwei Terminen. Ein Anruf von der Baustelle. Eine Rückfrage zur nächsten Rechnung.
Bei Synapcus Managed sprechen Sie mit Menschen, die Ihre Vorgänge kennen und die Bearbeitung übernehmen. Sie teilen uns mit, was ansteht, liefern die erforderlichen Informationen und geben die nächsten Schritte frei. Wir klären offene Punkte und übertragen die Ergebnisse strukturiert in Synapcus.
Persönlich im Gespräch. Strukturiert im System.
Fakturierung und Buchhaltung im Zusammenhang mit Ihren Projekten
Wir übernehmen den vereinbarten kaufmännischen Ablauf und führen die Informationen in Synapcus zusammen:
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Fakturierung: Rechnungen auf Grundlage Ihrer Aufträge, Leistungsstände und Freigaben erstellen und versenden.
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Belegorganisation: Eingangsrechnungen und weitere Unterlagen erfassen, zuordnen und geordnet bereitstellen.
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Zahlungsübersicht: Zahlungseingänge anhand der bereitgestellten Informationen zuordnen und offene Forderungen im Blick behalten.
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Buchhaltung: Die vereinbarten laufenden Arbeiten bearbeiten und die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatung unterstützen.
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Projektübersicht: Abgerechnete Leistungen, zugeordnete Kosten und offene Beträge nachvollziehbar zusammenführen.
Welche Aufgaben wir übernehmen und welche Freigaben Sie erteilen, legen wir gemeinsam fest. So sind Zuständigkeiten und Abläufe von Beginn an klar.
Ein Beispiel aus dem Büroalltag
Ein Architekt meldet sich nach einem Projekttermin:
„Für das Projekt Gartenstraße können wir die nächste Abschlagsrechnung vorbereiten. Bitte rufen Sie mich wegen des Leistungsstands kurz an.“
Wir klären die Abrechnungsgrundlage, erstellen die Rechnung in Synapcus und stimmen sie zur Freigabe ab. Nach der Freigabe übernehmen wir den Versand. Die Rechnung ist dem Projekt zugeordnet; ihr Bearbeitungs- und Zahlungsstand bleibt nachvollziehbar.
Dasselbe Prinzip gilt für ein Bauunternehmen, das einen vereinbarten Bauabschnitt abrechnet: Die fachlichen Angaben kommen von Ihnen. Wir kümmern uns um die kaufmännische Umsetzung.
Aufgaben abgeben. Den Überblick behalten.
Auch wenn wir die tägliche Bearbeitung übernehmen, bleibt Ihr Unternehmen für Sie jederzeit einsehbar. Über Ihren Zugang zu Synapcus sehen Sie Ihre Kunden, Projekte, Rechnungen, Dokumente und den jeweils erfassten Stand.
Welche Rechnung wurde erstellt? Welche Forderung ist noch offen? Welche Unterlagen gehören zu welchem Projekt?
Sie können diese Informationen selbst aufrufen – und bei Fragen direkt mit uns sprechen. So verbinden sich persönliche Betreuung und digitale Transparenz.
Gerade für Architekturbüros und Bauunternehmen, in denen die Geschäftsführung viele kaufmännische Aufgaben selbst erledigt, schafft das Raum für Planung, Ausführung, Kunden und unternehmerische Entscheidungen.
Synapcus Managed: Ihr kaufmännischer Alltag, von Menschen betreut und in Synapcus jederzeit nachvollziehbar.
Sie möchten Fakturierung und Buchhaltung für Ihr Büro oder Bauunternehmen in unsere Betreuung geben? Sprechen Sie mit Qalgo. Gemeinsam legen wir fest, wie Ihre Synapcus-Umgebung und unsere Zusammenarbeit aussehen sollen.