Bei einem Beratungstermin lernte ich die Geschäftsführung eines namhaften Bau- und Immobilienentwicklungsunternehmens kennen. Obwohl das Unternehmen in den letzten Jahren erhebliche Summen in die Digitalisierung investiert hat, sind die Projekte, Prozesse und Arbeitsschritte laut Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Management de facto noch immer nicht automatisiert.
Zu oft wird der Faktor Mensch gefordert, zu oft werden standardisierte Planungsprozesse manuell durchgeführt. Ja, mit digitalen Software-Tools, Apps und Programmen ist schon viel passiert, aber das ging nicht „von alleine“, sondern meist mit dem Zutun der Mitarbeiter. Die Datenflüsse sind nicht homogen, es sind diverse Anmeldungen an diversen Programmen und Tools notwendig. Dazu kommt ein Lizenz Jungle, der strukturell und preislich kaum nachzuvollziehen ist. Es fehlte an Integration.
So stellte die Geschäftsführung die direkte Frage: Wie können wir unser Unternehmen wirklich digital und automatisiert gestalten? Da es sich um ein Bauunternehmen handelte, entschieden wir uns zunächst, eine gemeinsame Referenz zu schaffen. So entstand die Idee: „Digitalisierung nach HOAI“. Die HOAI ist nicht nur ein tarifliches Instrument, sondern ermöglicht es Ingenieuren, ihre Projekte strukturiert anzugehen. Und wenn das bei Bauprojekten schon gut funktioniert, warum nicht auch bei einem Digitalisierungsprojekt?
Als wir die HOAI-Phasen der Unternehmensdigitalisierung überarbeiteten, stellten wir plötzlich fest, dass wir eine gemeinsame Sprache, ein Medium der Verständigung zwischen Bauingenieuren und IT-Ingenieuren gefunden hatten. Das Design des Digitalisierungsprojekts war plötzlich allen klar, hatte eine Struktur sowie eine preisliche und eine zeitliche Dimension.
Nehmen wir nun die HOAI-Phasen der Reihe nach und sehen, wie sie für das Digitalisierungsprojekt genutzt werden können:
Leistungsphase 1- Grundlagenermittlung
Beinhaltet alle Arbeiten und Workshops vor Beginn der eigentlichen Digitalisierungsplanung (Gespräch mit den Fachabteilungen, Beratung der benötigten IT-Fachplaner). Vorhandene Programme und Tools werden hier lokalisiert und ihre Bedeutung für das Gesamtbild definiert. Excel-Tabellen sind oft das A und O wichtiger Entscheidungsprozesse, oft erstellt von Mitarbeitern, die das Unternehmen längst verlassen haben. Diese gilt es zu verstehen und in zuverlässige, unternehmensweite Softwaremodule einzubinden. Dann müssen alle Prozesse die noch in "den Köpfen liefen", in digitale Workflows und Subworkflows umgewandelt werden. Der Digitalisierungsprozess ist so etwas wie ein Gebäudeumbau, Teile des Bestands werden übernommen und modernisiert. Wege zwischen Bauabschnitten werden neu gezeichnet. Die Planungspauschale dafür beträgt laut HOAI 2%.
Leistungsphase 2 - Vorplanung
Analyse der in der vorangegangenen Leistungsphase ermittelten Grundlagen und Erstellung eines Soll-Katalogs, nennen wir es Pflichtenheft. Erste Planskizzen in Form von Synapcus Workflows und Diagrammen werden erstellt. Dabei kommen auch einfache grafische Editoren zum Einsatz, um das Know-how aller Beteiligten, auch ohne jegliche IT-Kenntnisse, zusammenzufassen. Alle Ideen und Eingaben fließen gemeinsam in der Synapcus-Plattform zusammen. Es ist auch sinnvoll, bestehende IT-Lieferanten zur Diskussion einzuladen, diese kennen die vorhandene Systemarchitektur bereits sehr gut und können wertvollen Input für die Vorplanung liefern. Die Planungsgebühr hierfür beträgt 7%.
Leistungsphase 3 - Entwurfsplanung
Erstellung eines Entwurfs nach den Vorstellungen des Kunden. Aus den Skizzen ergeben sich Datenflüsse und Modulübersichten, sowie eine erste Kostenschätzung im Detail (einmalige, wiederkehrende Lizenzkosten, sowie benötigte Dienstleistungen und spätere Wartungskosten). Die internen und externen Schnittstellen sind definiert (meist sind diese REST-APIs). Ein übergeordnetes Softwaresystem wird definiert (z.B. das ERP-System Synapcus). Die Planungspauschale hierfür beträgt 15%.
Leistungsphase 4 - Genehmigungsplanung
Ein Gremium bestehend aus Mitgliedern der Geschäftsführung, des Aufsichtsrats sowie CTO's und eingeladenen BIM- und IT-Spezialisten wird definiert. Diesem Personenkreis kommt nun die Rolle der „Genehmigungsinstanz“ zu, die die erstellten Anträge prüft und genehmigt. Die Entwurfsplanung wird mit Synapcus Agile Methoden ergänzt (Aufgaben, Kommentare, Workflows), Genehmigungsanträge werden bei der „Genehmigungsbehörde“ gestellt. Honorar liegt hierfür bei 3%.
Leistungsphase 5 - Ausführungsplanung
Die Ergebnisse aus den Arbeitsphasen 3 und 4 werden konkretisiert. Dies geschieht mit allen Details, einschließlich Schnittstellen zwischen den Modulen (REST-APIs, Dateischnittstellen) und Verfeinerung der Datenflüsse. Außerdem sind die Angaben zu den beteiligten IT-Unternehmen enthalten, die alle Module implementieren werden. Die Planungspauschale hierfür beträgt 25%.
Leistungsphase 6 – Vergabevorbereitung
Erarbeitung von Leistungsbeschreibungen zur Vergabe, zur Formulierung von Ausschreibungen für die einzelnen IT-Gewerke. Zum Einsatz kommen spezialisierte IT-Unternehmen für Datensicherheit, Softwareentwicklung, mobile Entwicklung und BIM-Spezialisten. Der gesamte Vergabeprozess wird vom Generalplaner Digitalisierung gesteuert. Das Planungshonorar liegt hierfür bei 10%.
Leistungsphase 7 - Mitwirkung bei der Vergabe
Versand der Leistungsverzeichnisse und anschließende Prüfung der eingehenden Angebote. Das Synapcus-Vergabemodul übermittelt digital und anonymisiert alle IT-Spezifikationen und führt eine automatische Erstprüfung der voraussichtlichen Angebote durch (Honorar- und Fristen, Qualifikationen und Referenzen, Koordination der Auftragsvergabe). Das Planungshonorar liegt hierfür bei 4%.
Leistungsphase 8 - “Objektüberwachung” - Implementierung und Dokumentation
Beginn der Implementierung und Koordination aller Aufgaben. Die Leistungsstände der beteiligten IT-Unternehmen werden automatisiert in Synapcus eingetragen und verfolgt. Neben der Implementierungsüberwachung spielt die Prognose der Gesamtkosten eine sehr wichtige Rolle. Das Honorar liegt hierfür bei 32%.
Leistungsphase 9 - Betreuung der IT-Landschaft
Endabnahme des virtuellen Unternehmens zur Feststellung von Mängeln. Durchführung von automatischen Tests und realen Use Cases. Gegebenenfalls Mängelbeseitigung anfordern. Der Digitalisierungs-Generalplaner erstellt regelmäßige Benchmarks aller digitalisierten Geschäftsprozesse. Die Gebühr hierfür beträgt 2%.
Besondere Leistungen
Nicht zu vergessen sind die „Besondere Leistungen“, die auch in Form von Verbesserungs- und Optimierungsvorschlägen kommen. Da das digitalisierte Objekt (das Unternehmen) eine abstraktere Form hat als ein reales Objekt (Gebäude), werden bestimmte Details in der Ausführung von Datenflüssen und Algorithmen erst später bemerkt und richtig ausgewertet. Honorar liegt hierfür bei 2%.
Fazit
Das Digitalisierungsprojekt läuft nun viel intuitiver, frühere Missverständnisse zwischen den digitalen und nicht digitalen Gewerken sind ausgeräumt, die Kosten sind verstanden und akzeptiert, das Budget und die Meilensteine können kontrolliert eingehalten werden. „Seltsam, wie ähnlich sich Digitalisierungsplanung und unsere Gebäudeplanung sind!“ sagte kürzlich einer der Manager des Bauunternehmens.
